Propstack Automatisierung: Workflows, Webhooks und API für Makler

Was sich in Propstack automatisieren lässt

Propstack automatisiert Abläufe im Maklerbüro auf drei Ebenen: eingebaute Automationen wie der Anfragenmanager, der Workflow Builder für eigene Abläufe sowie Webhooks und API. Webhooks und API brauchen Sie für alles, was außerhalb des CRM passieren soll. Die ersten beiden Ebenen richten Sie in Propstack selbst ein. Die dritte braucht Entwicklung oder eine Plattform wie Zapier, Make oder n8n.

Wir sind die Weber Media Consulting GmbH aus Hamburg und verbinden Makler-Websites und Abläufe mit CRM-Systemen. Für QP Savills, seit 1997 an der Algarve tätig und Teil des internationalen Savills-Netzwerks, haben wir eine viersprachige Website mit direkter Anbindung an Propstack gebaut. Dieser Beitrag stützt sich auf propstack.de und docs.propstack.de, Stand 26.10.2026. Wir sind kein offizieller Partner von Propstack.

Wie Sie die Website technisch anbinden, steht im Beitrag Propstack einrichten. Wie sich Propstack von onOffice und FLOWFACT unterscheidet, zeigt der Vergleich der Maklersoftware. Hier geht es darum, was nach dem ersten Kontakt automatisch weiterläuft.

Eingebaute Automationen in Propstack

Für die häufigsten Abläufe bringt Propstack fertige Automationen mit, die ohne Programmierung laufen. Laut Preisseite sind Standardprozesse, Workflows und der Anfragenmanager im Standardpaket enthalten.

• Anfragenmanager: Ein neuer Kontakt wird direkt angelegt und mit dem Objekt verknüpft. Danach versendet sich das Exposé automatisch.
• Suchprofil-Matching: Propstack beschreibt den Abgleich von Objekten mit den Suchkriterien der Interessenten als vollautomatisiert.
• Prozessautomation in Eigenregie: Adressvervollständigung, Reports, Aufgabensteuerung, Geburtstagsmailings und Widerrufsbelehrungen lassen sich laut Hersteller individuell automatisieren.
• Terminvergabe: Kunden buchen Besichtigungstermine selbst über eine Landing Page. Eine Erinnerungsfunktion meldet sich vor dem Termin, der Kalender synchronisiert mit Outlook.
• Unterlagen: Interessenten und Eigentümer laden Dokumente über einen Link hoch. Propstack meldet den Upload oder fehlende Dokumente automatisch.

Seit Juli 2026 informiert Propstack technische Administratoren per E-Mail, wenn eine Automation fehlschlägt. Das steht im Changelog vom Juli 2026. Für Büros, die viele Abläufe automatisieren, ist das eine wichtige Kontrolle.

Der Workflow Builder: eigene Abläufe sichtbar machen

Der Propstack Workflow Builder ist eine visuelle Arbeitsfläche, auf der Automatisierungen, Aktivitäten, Textbausteine und Bedingungen als zusammenhängender Ablauf erscheinen. Ihr Team sieht so, welche Deal-Phase welche E-Mail auslöst und welche Aufgabe darauf folgt.

Propstack nennt drei Praxisbeispiele: Proppi prüft, ob am Objekt Unterlagen fehlen, und legt passende Aufgaben an. Nach einer Besichtigung entscheidet eine Bedingung, ob eine Wiedervorlage entsteht. Und ein Wechsel der Deal-Phase übergibt den nächsten Schritt an einen festen Verantwortlichen.

Zwei Bedingungen sollten Sie kennen. Bearbeiten dürfen den Workflow Builder laut Hersteller nur geschulte, zertifizierte Admins, die Schulung läuft über die Proppi Academy. Für den Workflow Builder selbst fällt keine eigene Produktgebühr an, KI-Aktionen setzen aber den Proppi-Zugang voraus.

Vier typische Abläufe im Maklerbüro

Die folgenden Abläufe zeigen, wo Automatisierung im Alltag eines Maklerbüros ansetzt. Welche Bausteine Sie dafür brauchen, hängt davon ab, ob alle Schritte in Propstack stattfinden.

1. Anfrage, Exposé, Wiedervorlage

Eine Portalanfrage oder ein Website-Formular landet im Postfach, das mit Propstack verbunden ist. Der Anfragenmanager legt den Kontakt an, verknüpft ihn mit dem Objekt und sendet das Exposé. Im Workflow Builder hängen Sie eine Wiedervorlage nach einigen Tagen an. Dieser Ablauf bleibt vollständig im CRM.

2. Eigentümerakquise und Bewertungsanfrage

Eigentümer-Anfragen verarbeitet Propstack laut Dokumentation automatisch, wenn die E-Mail ein festes Format hat, analog zu Anfragen von ImmoScout24, Immowelt oder Aroundhome. Die Website schickt dafür eine E-Mail mit dem Container ps-immo-valuation. Werden Objektdaten mitgeschickt, legt Propstack auch das Objekt direkt an. Für die Online-Wertermittlung bietet Propstack den Leadfisher als zubuchbares Paket an, die Bewertung kommt laut Doku vom Partner Sprengnetter. Wie Sie Eigentümer überhaupt auf Ihre Website holen, beschreibt der Beitrag Eigentümer-Leads gewinnen.

3. Besichtigung und Nachfassen

Interessenten buchen den Termin über die Landing Page, die Erinnerung kommt automatisch. Nach der Besichtigung entscheidet eine Bedingung im Workflow Builder, ob eine Wiedervorlage entsteht. Soll zusätzlich ein Feedbackbogen in einem anderen Tool starten, brauchen Sie einen Webhook.

4. Eigentümer auf dem Laufenden halten

Ändert sich der Preis eines Objekts, kann eine externe Anwendung reagieren. Propstack übergibt beim Ereignis property_updated laut Dokumentation die geänderten Felder. So startet ein Ablauf nur bei der Preisänderung, nicht bei jeder Bearbeitung.

Webhooks und API: wenn Propstack mit anderen Systemen sprechen soll

Webhooks melden Änderungen aus Propstack an eine Adresse Ihrer Wahl, die API liest und schreibt Daten von außen. Beides brauchen Sie, sobald ein Schritt außerhalb von Propstack passiert, etwa im Buchhaltungsprogramm, in einem Dashboard oder auf Ihrer Website.

Webhooks

Laut Dokumentation ruft Propstack bei einem Ereignis die hinterlegte Adresse per POST auf und übergibt die Daten des Kontakts oder Objekts. Zu den Ereignissen gehören neue und geänderte Kontakte, Objekte, Aufgaben, Projekte, Dokumente und Suchprofile. Wenn Sie in Propstack einen Secret Key hinterlegen, sendet Propstack eine Signatur im Header X-Propstack-Signature mit. Ohne Secret Key fehlt diese Signatur. Ihr Empfänger kann dann nicht prüfen, ob die Nachricht wirklich von Propstack kommt.

API

Den API-Schlüssel legen Sie in Propstack unter Verwaltung, API-Schlüssel an. Dort lassen sich laut Doku Berechtigungen bearbeiten und Protokolle der Abfragen einsehen. Die API v2 ist laut Propstack noch in Arbeit und deckt nicht alle Endpunkte der v1 ab, ist aber bei großen Datenmengen effizienter. Den Zugriff auf die API berechnet Propstack laut Dokumentation nicht. Wie die Website über die API angebunden wird, steht im Beitrag Propstack einrichten.

Zapier, Make, n8n oder eigene Anbindung?

Eine Automatisierungsplattform lohnt sich, wenn Propstack mit einem Tool ohne fertige Schnittstelle sprechen soll. Eine eigene Anbindung lohnt sich, wenn der Ablauf geschäftskritisch ist oder viele Daten bewegt.

Propstack führt auf seiner Seite zu Partnerschaften eine Liste angebundener Lösungen. Darin stehen unter anderem Zapier, Brevo, Mailchimp, Superchat, sipgate, DocuSign und Power BI. Make und n8n stehen nicht auf der Liste. Eine eigene Propstack-App fanden wir am 26.10.2026 weder im App-Verzeichnis von Zapier noch in dem von n8n.

Verbinden lassen sich alle drei Plattformen trotzdem, und zwar über Webhooks:

• Zapier: „Webhooks by Zapier“ startet einen Ablauf, wenn eine Anfrage an eine Zapier-Adresse geht, und kann selbst POST- und GET-Anfragen senden.
• Make: Webhooks nehmen laut Make Daten über HTTPS entgegen und starten damit ein Szenario.
• n8n: Der Webhook-Knoten empfängt laut n8n-Dokumentation Daten von Anwendungen, sobald ein Ereignis eintritt.

Für einfache Abläufe mit wenigen Datensätzen reicht eine Plattform. Eine eigene Anbindung über die API ist sinnvoll, wenn Daten geprüft, protokolliert oder in großer Menge übertragen werden müssen. Dann prüfen Sie Signaturen, fangen Fehler ab und behalten den Ablauf in eigener Hand. Solche Anbindungen bauen wir im Bereich KI-Agenten und Automatisierung. Wie Sie Newsletter und Immobilienmailings aus dem CRM sauber aufsetzen, zeigt der Beitrag Newsletter für Immobilienmakler.

KI im Ablauf: Proppi

Proppi ist laut Propstack ein KI-Assistent direkt im CRM, der Informationen aus Kontakten, Objekten, E-Mails, Notizen, Aufgaben und Terminen verbindet. Er beantwortet Fragen dazu, schlägt nächste Schritte vor und hilft, E-Mails zu formulieren, freie Termine zu finden, Follow-ups anzulegen und neue Kontakte zu erfassen.

Im Workflow Builder lässt sich Proppi laut Hersteller als Aktion in einen Ablauf einbauen. Er wertet dann CRM-Informationen aus, bereitet Texte vor und legt Aufgaben an oder weist sie zu. Propstack nennt als Voraussetzung sauber gepflegte Daten und einen auf die Aufgabe abgestimmten Prompt. Welche KI-Funktionen onOffice und FLOWFACT im Vergleich bieten, steht im Beitrag KI für Immobilienmakler.

Datenschutz und Grenzen

Jede Automatisierung bewegt personenbezogene Daten, deshalb gehört jeder beteiligte Dienst in Ihr Datenschutzkonzept. Propstack veröffentlicht einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und nennt Server bei Amazon Web Services in Europa. Sobald Daten über Zapier, Make oder n8n laufen, kommt ein weiterer Dienstleister hinzu, mit eigenem Vertrag und eigenem Serverstandort. Klären Sie das vor dem Start. Das ist keine Rechtsberatung.

• Nur nötige Rechte: Geben Sie einem API-Schlüssel nur die Berechtigungen, die der Ablauf braucht.
• Webhooks absichern: Hinterlegen Sie einen Secret Key und prüfen Sie die Signatur auf der Empfängerseite.
• Fehler sichtbar machen: Tragen Sie Empfänger für Fehlermeldungen fehlgeschlagener Automationen ein.
• Community-Werkzeuge prüfen: Den MCP-Server für KI-Assistenten kennzeichnet Propstack ausdrücklich als Community-Projekt, das Propstack weder betreibt noch unterstützt.

Automatisierung ersetzt keine gepflegten Daten. Fehlen Deal-Phasen, Zuständigkeiten oder Dokumenttitel, laufen auch gute Abläufe ins Leere. Darauf weist Propstack bei jedem Praxisbeispiel des Workflow Builders selbst hin.

Wo eine Agentur hilft

Die eingebauten Automationen und den Workflow Builder richten viele Büros mit Propstack selbst ein. Eine Agentur lohnt sich dort, wo Propstack auf andere Systeme trifft:

• Website-Formulare, die Interessenten- und Eigentümer-Anfragen im richtigen Format übergeben
• Webhooks mit Signaturprüfung, Fehlerbehandlung und Protokoll
• Abläufe über Zapier, Make oder n8n, wenn Propstack keine fertige Schnittstelle zum Zieltool hat
• Auswertungen über die API, etwa für Kampagnen und Anfragequellen

Was wir rund um Propstack übernehmen, steht auf unserer Seite Propstack-Agentur.

Häufig gestellte Fragen

Kostet die Automatisierung in Propstack extra?

Standardprozesse, Workflows und der Anfragenmanager sind laut Preisseite im Standardpaket enthalten. Für den Workflow Builder fällt laut Propstack keine eigene Produktgebühr an. KI-Aktionen setzen den Proppi-Zugang voraus, den Zugriff auf die API berechnet Propstack laut Doku nicht.

Gibt es eine Zapier-Integration für Propstack?

Zapier steht auf der Partnerliste von Propstack. Eine eigene Propstack-App im Zapier-Verzeichnis haben wir am 26.10.2026 nicht gefunden. Verbinden lässt sich Propstack über Webhooks by Zapier und die Propstack-API.

Was ist der Unterschied zwischen Webhook und API?

Ein Webhook meldet ein Ereignis aus Propstack aktiv an eine andere Anwendung. Über die API fragt eine andere Anwendung Daten bei Propstack ab oder schreibt sie hinein. Viele Abläufe brauchen beides.

Wer darf Workflows in Propstack bauen?

Laut Propstack schaltet der Hersteller die Bearbeitung im Workflow Builder personenbezogen für geschulte, zertifizierte Admins frei. Die Schulung läuft über die Proppi Academy.

Fazit

Propstack automatisiert viel schon ab Werk: Anfragen, Exposéversand, Matching, Termine und Erinnerungen. Mit dem Workflow Builder machen Sie eigene Abläufe sichtbar und binden Proppi ein. Sobald andere Systeme beteiligt sind, übernehmen Webhooks und API. Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Ablauf, etwa Anfrage, Exposé und Wiedervorlage, und erweitern Sie erst, wenn dieser zuverlässig läuft.

Hinweis: Alle Angaben zu Funktionen und Konditionen stammen von propstack.de und docs.propstack.de sowie von den Websites von Zapier, Make und n8n, Stand 26.10.2026. Sie können sich jederzeit ändern. Keine Rechtsberatung. Propstack ist eine Marke der Propstack GmbH; wir sind eine unabhängige Agentur.