CRM für Immobilienmakler: so wählen Sie das passende System

Worum es bei der CRM-Wahl wirklich geht

Ein CRM für Immobilienmakler ist die Zentrale des Büros: Dort liegen Objekte, Kontakte, Suchprofile und Termine, und von dort aus gehen Objekte auf die Website und an die Portale. Welches System passt, entscheidet sich deshalb nicht nur an der Oberfläche, die Ihr Team jeden Tag sieht, sondern auch daran, wie gut es mit allem zusammenspielt, was außen sichtbar ist.

Genau diesen zweiten Teil sehen wir in unserer Arbeit jeden Tag. Wir bauen Makler-Websites, binden sie an CRM-Systeme an und richten die Wege zu Portalen und Kampagnen ein. Dieser Beitrag ordnet die Auswahl aus diesem Blickwinkel ein. Er ersetzt keinen Funktionsvergleich der Hersteller, und wir empfehlen kein System pauschal. Wir sind kein offizieller Partner eines der genannten Anbieter.

Die Kriterien, die Website und Marketing betreffen

Funktionen für Exposé, Terminplanung und Provisionsabrechnung bringen alle bekannten Systeme mit. Unterschiede zeigen sich oft erst, wenn das CRM mit der Außenwelt sprechen soll. Diese sieben Punkte sollten Sie vor der Entscheidung klären:

Kriterium	Warum es zählt	Frage an den Anbieter
Objekte auf die eigene Website	Ohne Anbindung pflegt Ihr Team jedes Objekt zweimal, und verkaufte Objekte bleiben online stehen.	Gibt es eine API, ein Plugin für Ihr Website-System oder einen OpenImmo-Export, aus dem die Website lesen kann?
Anfragen zurück ins CRM	Eine Anfrage, die im Postfach landet, wird abgetippt oder vergessen.	Lassen sich Anfragen von der Website als Kontakt mit Objektbezug und Quelle anlegen?
Übertragung an Portale	ImmoScout24, Immowelt und Co. sollen denselben Stand zeigen wie die Website.	An welche Portale überträgt das System selbst, und in welchem Format?
Eigentümer-Leads	Bewertungsanfragen sind die wertvollsten Kontakte des Büros.	Kommen Angaben aus einer Bewertungsstrecke vollständig im CRM an, mit Objektdaten und Einwilligung?
Mehrere Sprachen	Wer international verkauft, braucht Exposés und Website in mehreren Sprachen.	Lassen sich Objekttexte je Sprache pflegen und getrennt ausspielen?
Datenschutz	Das CRM verarbeitet personenbezogene Daten Ihrer Kunden.	Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und wo stehen die Server?
Ausstieg	Ein Wechsel ist nur so einfach wie der Export Ihrer Daten.	In welchem Format bekommen Sie Objekte, Kontakte und Historie heraus?

Preise und Vertragslaufzeiten unterscheiden sich je nach Paket und Teamgröße. Vergleichen Sie sie direkt bei den Anbietern und fragen Sie, welche Schnittstellen im gewählten Paket enthalten sind.

Drei Wege, wie ein CRM mit der Website spricht

Für die Anbindung der Website gibt es im Kern drei Wege. Welcher passt, hängt von Ihrer Website und davon ab, was zurück ins CRM soll.

Über eine API

Die Website liest Objekte direkt aus dem CRM und legt Anfragen dort an. Das ist der flexibelste Weg, weil Gestaltung und Funktionen frei bleiben. Er braucht Zugangsdaten für die Schnittstelle, die auf dem Server der Website bleiben müssen.

Über ein Plugin

Für WordPress bieten manche Hersteller oder Drittanbieter Plugins an, die Objektlisten und Formulare auf die Seite bringen. Das geht schneller, bindet Sie aber an das, was das Plugin kann. Vorher prüfen, ob es mit Theme und Übersetzungs-Plugin zusammenpasst.

Über einen OpenImmo-Export

OpenImmo ist das gängige Austauschformat für Immobiliendaten im deutschsprachigen Raum. Viele Systeme exportieren darüber an Portale, und auch eine Website kann aus diesem Export lesen. Für den Rückweg der Anfragen braucht es dann eine eigene Lösung, etwa eine strukturierte E-Mail oder die API.

Propstack, onOffice, FLOWFACT: was wir aus der Website-Arbeit wissen

Diese drei Namen fallen bei Maklern in Deutschland am häufigsten, wenn es um das CRM geht. Wir beschränken uns auf das, was für die Website zählt und was wir selbst gebaut oder in der Dokumentation der Hersteller nachgelesen haben.

• Propstack: Wir haben mehrere Makler-Websites an Propstack angebunden, darunter eine viersprachige Website, deren Objekte automatisch aus Propstack kommen. Wie die Einrichtung abläuft, steht in unserem Beitrag Propstack einrichten: Website mit CRM verbinden. Was wir rund um das System übernehmen, zeigt die Seite Propstack-Agentur.
• onOffice enterprise: Laut onOffice braucht eine eigene Website einen API-Benutzer, den der onOffice-Vertrieb anbietet. Für WordPress gibt es das Plugin „onOffice for WP-Websites“, alternativ den OpenImmo-Export. onOffice baut außerdem selbst Websites für Makler. Wann diese reicht und wann eine eigene Website sinnvoll ist, ordnen wir auf der Seite onOffice-Anbindung ein.
• FLOWFACT: Auch FLOWFACT überträgt Objekte selbst an die großen Portale, meist im OpenImmo-Format. Für die Website-Anbindung klären wir den Weg im Einzelfall mit Ihnen und dem Hersteller.

Wichtig für die Entscheidung: Ein CRM, das Ihr Team gern benutzt, ist mehr wert als eines mit der längsten Funktionsliste. Die Anbindung an Website und Portale lässt sich bei allen drei Systemen lösen, nur der Weg unterscheidet sich.

Wenn Sie das CRM wechseln: die Website nicht vergessen

Ein CRM-Wechsel betrifft mehr als den Datenumzug. Drei Punkte gehen dabei oft unter:

• Exposé-Adressen auf der Website: Wechseln mit dem System die Objektnummern oder Adressen, laufen alte Links bei Google und in Portalen ins Leere. Weiterleitungen gehören in den Plan.
• Formulare: Jedes Formular auf der Website muss danach an das neue System liefern. Testen Sie jedes einzelne mit einer echten Anfrage.
• Portale und Feeds: Portalverbindungen werden im neuen System neu eingerichtet. Planen Sie eine Übergangszeit ein, in der Sie prüfen, ob alle Objekte richtig ankommen.

Wie die Übertragung an ImmoScout24, Idealista, Rightmove und andere Portale funktioniert, haben wir auf der Seite Portal-Schnittstellen für Makler zusammengefasst.

Häufig gestellte Fragen

Welches CRM ist das beste für Immobilienmakler?

Das hängt von Teamgröße, Arbeitsweise und Zielen ab. Ein Einzelmakler braucht etwas anderes als ein Büro mit mehreren Standorten oder ein Projektvertrieb. Lassen Sie sich von zwei oder drei Anbietern eine Demo mit Ihren eigenen Abläufen zeigen und stellen Sie die Fragen aus der Tabelle oben.

Kann ich mit jedem CRM eine eigene Website haben?

Bei den gängigen Systemen ja, über eine API, ein Plugin oder einen OpenImmo-Export. Unterschiede gibt es beim Aufwand und beim Rückweg der Anfragen. Prüfen Sie vor dem Vertrag, welche Schnittstelle in Ihrem Paket enthalten ist.

Brauche ich für ImmoScout24 eine eigene Schnittstelle?

In den meisten Fällen nicht. Die Makler-Software überträgt Objekte selbst an die großen Portale. Eine eigene Anbindung braucht nur, wer etwas baut, das über die Standardübertragung hinausgeht.

Was passiert mit meiner Website, wenn ich das CRM wechsle?

Die Website muss an das neue System angebunden werden, Formulare müssen neu liefern, und alte Exposé-Adressen brauchen Weiterleitungen. Wer das von Anfang an mitplant, verliert weder Anfragen noch Sichtbarkeit bei Google.

Fazit

Das passende CRM ist das, mit dem Ihr Team gern arbeitet und das sauber mit Website, Portalen und Kampagnen spricht. Klären Sie die sieben Kriterien vor dem Vertrag, nicht danach. Wenn Sie wissen wollen, wie Ihr System mit einer eigenen Website zusammenspielt, sprechen Sie mit uns als Agentur für Immobilienmakler.