KI für Immobilienmakler: Tools, Agenten und Kennzeichnung

Wo KI Immobilienmaklern heute Arbeit abnimmt

KI hilft Immobilienmaklern vor allem bei Texten, Daten und Anfragen: Sie entwirft Exposé- und Lagebeschreibungen, legt Objektdaten im CRM an, bereitet E-Mails vor und sortiert eingehende Anfragen vor. Die Bewertung einer Immobilie, das Mandatsgespräch und die Verantwortung für jede Aussage bleiben beim Makler. Wer KI so einsetzt, gewinnt Zeit für Eigentümer und Besichtigungen.

Die Einsatzfelder lassen sich in vier Gruppen ordnen:

• Texte: Exposé, Lage- und Ausstattungsbeschreibung, Anzeigen, Übersetzungen, Antworten auf Standardfragen.
• Daten: Objekte aus Notizen, Sprachnachrichten oder Unterlagen anlegen, Datensätze vervollständigen, Informationen aus dem CRM zusammenfassen.
• Bilder: Fotos optimieren und leere Räume virtuell einrichten.
• Anfragen: Erstreaktion, Vorqualifizierung und Übergabe an den zuständigen Makler, rund um die Uhr.

Wir sind die Weber Media Consulting GmbH aus Hamburg. Wir bauen Makler-Websites, binden sie an CRM-Systeme an und setzen KI-Agenten für wiederkehrende Abläufe auf. Dieser Beitrag zeigt, was Propstack, onOffice und FLOWFACT laut eigener Angabe an KI mitbringen, wo eigene Agenten sinnvoll sind und was die KI-Verordnung dabei verlangt. Stand der Herstellerangaben: 26.10.2026.

Exposé-Texte mit KI schreiben

KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder die KI-Funktionen im CRM schreiben aus Stichpunkten in Sekunden einen ersten Exposé-Entwurf; brauchbar wird er erst, wenn Sie ihm die richtigen Fakten geben und das Ergebnis prüfen. Die KI kennt Ihr Objekt nicht. Sie erfindet Details, wenn ihr welche fehlen.

Ein Prompt, der funktioniert

Gute Prompts für Immobilienmakler enthalten drei Teile: die Fakten, die Zielgruppe und klare Grenzen. Ein Beispiel:

„Schreibe eine Objektbeschreibung für ein Exposé, Sie-Form, höchstens 180 Wörter. Fakten: Dreizimmerwohnung, 78 m², 2. OG mit Aufzug, Südbalkon, Baujahr 1998, Einbauküche 2021. Zielgruppe: Paare und kleine Familien. Verwende nur diese Fakten, erfinde keine Ausstattung und keine Lageangaben. Keine Superlative.“

Lagebeschreibungen schreiben Sie besser selbst oder geben der KI die Fakten aus Ihrer Ortskenntnis vor. Pflichtangaben, etwa aus dem Energieausweis, übernehmen Sie aus den Unterlagen und nicht aus dem KI-Text.

Drei Regeln für KI-Exposés

• Jede Angabe gegen die Unterlagen prüfen. Für den Inhalt Ihres Exposés haften Sie, nicht das Tool.
• Keine personenbezogenen Daten in private KI-Konten. Namen, Telefonnummern und Adressen von Eigentümern gehören nur in Werkzeuge, für die ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht.
• Eigenen Ton festlegen. Ein kurzer Stilleitfaden im Prompt („sachlich, keine Ausrufezeichen, kurze Sätze“) verhindert, dass alle Exposés gleich klingen.

KI im CRM: was Propstack, onOffice und FLOWFACT mitbringen

Propstack, onOffice und FLOWFACT bieten eigene KI-Funktionen an, die direkt mit Ihren Objekt- und Kontaktdaten arbeiten; das spart das Kopieren zwischen CRM und Chatfenster. Die folgenden Angaben stammen von den Websites und aus den Dokumentationen der Hersteller.

Propstack: Proppi

Propstack beschreibt Proppi als KI-Assistenten direkt im CRM. Er verbindet laut Hersteller Informationen aus Kontakten, Objekten, E-Mails, Notizen, Aufgaben und Terminen, beantwortet Fragen dazu in natürlicher Sprache, schlägt nächste Schritte vor und hilft, E-Mails zu formulieren, freie Termine zu finden, Follow-ups anzulegen und neue Kontakte zu erfassen. Für die Anbindung externer KI-Assistenten verweist die Propstack-Dokumentation auf einen MCP-Server, kennzeichnet ihn aber ausdrücklich als Community-Projekt, das Propstack weder betreibt noch unterstützt.

onOffice: AI Studio und AI Connector

Das onOffice AI Studio bündelt laut onOffice mehrere KI-Agenten: Sie legen Immobilien aus Texteingaben, Sprachnotizen, Dokumenten oder Fotos an, vervollständigen bestehende Datensätze, optimieren Bilder und richten leere Räume per Virtual Staging ein. Ein AI Assistant beantwortet Fragen zur Software. Die KI überschreibt laut Hersteller keine Daten, Ergebnisse werden vor dem Speichern geprüft, und Administratoren legen monatliche Budgets fest. In der Versionsübersicht ist das AI Studio ab enterprise all-in aufgeführt. Der onOffice AI Connector verbindet über das Model Context Protocol (MCP) externe Sprachmodelle wie ChatGPT, Claude oder Mistral mit den Daten in onOffice enterprise, etwa um Objekte abzufragen oder Aktivitäten anzulegen.

FLOWFACT: ChatGPT-Integration

FLOWFACT hat ChatGPT laut einer eigenen Meldung vom Mai 2024 in die Software integriert. Damit lassen sich Immobilien-, Lage- und Ausstattungsbeschreibungen erzeugen, Texte aus Stichpunkten erstellen, umformulieren, zusammenfassen, korrigieren und zwischen Deutsch und Englisch übersetzen. Die Integration muss zuerst in FLOWFACT aktiviert werden.

Welche Kriterien bei der Wahl des CRM insgesamt zählen, steht im Beitrag CRM für Immobilienmakler auswählen. Wie sich die drei Systeme bei Website-Anbindung, Portalen und Kosten unterscheiden, zeigt der Vergleich Propstack vs. onOffice vs. FLOWFACT. Wer Claude oder ChatGPT direkt mit dem CRM verbinden will: Was der onOffice AI Connector kann und was der Propstack MCP-Server als Community-Projekt leistet, erklärt unsere Schwesterseite Workflow Agentur.

KI-Agenten für Anfragen

Ein KI-Agent für Immobilienmakler ist ein Programm, das eine Aufgabe über mehrere Schritte selbst erledigt: Anfrage lesen, fehlende Angaben nachfragen, Kontakt im CRM anlegen, Exposé senden und den Makler informieren. Anders als ein Chatfenster arbeitet er im Hintergrund und greift über Schnittstellen auf Ihre Systeme zu.

Sinnvoll ist ein Agent dort, wo dieselbe Arbeit täglich wiederkehrt und die Regeln klar sind:

• Portal- und Website-Anfragen erfassen und dem richtigen Objekt zuordnen
• Eigentümeranfragen aus dem Bewertungsformular vorqualifizieren
• Besichtigungstermine vorschlagen und bestätigen
• Nachfassen, wenn ein Interessent sich nach dem Exposé nicht meldet

Entscheidend ist die Grenze: Ein Agent bereitet vor, der Makler entscheidet. Preisaussagen, Zusagen zu Objekten und alles, was einem Eigentümer gegenüber verbindlich klingt, bleiben beim Menschen. Wie Chatbot, Vorqualifizierung und schnelle Erstreaktion für Eigentümer-Anfragen zusammenspielen, zeigt unser Beitrag KI-Lead-Qualifizierung für Makler. Wie wir Agenten bauen und an CRM, Postfach und Kalender anbinden, steht auf der Seite KI-Agenten für Unternehmen.

Kennzeichnung nach Art. 50 KI-Verordnung

Die Transparenzpflichten aus Art. 50 der EU-KI-Verordnung gelten seit dem 2. August 2026; für Makler sind vor allem Chatbots und bearbeitete oder erzeugte Bilder relevant, normale Exposé- und Website-Texte in der Regel nicht. Dieser Abschnitt ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Wie Ihr konkreter Einsatz einzuordnen ist, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung.

• Chatbots: KI-Systeme, die direkt mit Menschen sprechen, müssen so gestaltet sein, dass die Nutzer erfahren, dass sie mit einer KI interagieren. Ein sichtbarer Hinweis beim ersten Kontakt, etwa „Sie chatten mit einem KI-Assistenten“, ist die einfachste Lösung.
• Bilder und Videos: Die Verordnung definiert einen Deepfake als KI-erzeugten oder -bearbeiteten Bild-, Ton- oder Videoinhalt, der existierenden Personen, Gegenständen, Orten oder Ereignissen ähnelt und fälschlich als echt erscheinen würde. Wer solche Inhalte veröffentlicht, muss offenlegen, dass sie künstlich erzeugt oder verändert sind. Ein virtuell eingerichteter Raum in einer realen Wohnung kann darunter fallen. Ein klarer Hinweis am Bild wie „Virtuell eingerichtet“ schafft Klarheit, auch gegenüber Interessenten.
• Texte: Eine Offenlegungspflicht gilt nur für KI-Texte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren sollen. Sie entfällt, wenn ein Mensch den Text geprüft hat und eine Person redaktionell dafür verantwortlich ist. Exposés und Leistungstexte auf Ihrer Website zählen in der Regel nicht dazu.

Unabhängig von der KI-Verordnung gilt: Ein Bild oder Text darf Interessenten nicht über das Objekt täuschen.

Grenzen und Datenschutz

KI-Werkzeuge verarbeiten oft personenbezogene Daten von Eigentümern und Interessenten; dafür brauchen Sie dieselben Grundlagen wie für jedes andere System. Die wichtigsten Punkte als allgemeine Orientierung:

• Vertrag: Für Werkzeuge, die Kundendaten verarbeiten, gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO dazu. Klären Sie, wo die Daten verarbeitet werden und ob sie zum Training genutzt werden.
• Datensparsamkeit: Geben Sie der KI nur, was sie für die Aufgabe braucht. Für einen Exposé-Text braucht sie keine Namen.
• Prüfung: Sprachmodelle formulieren auch falsche Angaben überzeugend. Jede Aussage, die an Kunden geht, prüft ein Mensch.
• Bewertung: Eine Wertermittlung braucht Ortskenntnis, Besichtigung und Vergleichsdaten. Eine KI-Schätzung ersetzt sie nicht.
• Kompetenz: Art. 4 der KI-Verordnung verlangt von Unternehmen, die KI einsetzen, sich um die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden zu kümmern. Eine kurze Schulung mit klaren Regeln für Ihr Büro deckt das praktisch ab.

Ob Ihr konkretes Setup datenschutzrechtlich trägt, beurteilt Ihre Datenschutz- oder Rechtsberatung.

Wo eine Agentur hilft

Die KI-Funktionen im CRM lassen sich ohne Agentur einschalten. Hilfe lohnt sich dort, wo Systeme zusammenspielen müssen: Website, CRM, Postfach, Kalender und Portale.

• Website und CRM: Anfragen von der Website kommen strukturiert im CRM an, damit Agenten und Automatisierungen damit arbeiten können. Für QP Savills, seit 1997 an der Algarve tätig und Teil des internationalen Savills-Netzwerks, haben wir eine viersprachige Website mit direkter Anbindung an Propstack gebaut. Mehr dazu auf der Seite Propstack-Agentur.
• KI-Agenten: Wir planen, welche Abläufe ein Agent übernimmt, wo der Mensch freigibt und wie das Ergebnis gemessen wird.
• Schulung: Ihr Team lernt, KI im Alltag sicher zu nutzen, mit Regeln für Daten, Prüfung und Kennzeichnung. Wie das abläuft, steht auf der Seite KI-Beratung und Schulung.

Häufig gestellte Fragen

Welche KI-Tools eignen sich für Immobilienmakler?

Für Texte reichen allgemeine Sprachmodelle wie ChatGPT oder Claude, sofern keine Kundendaten hineingehen. Für die Arbeit mit Objekten und Kontakten sind die KI-Funktionen im eigenen CRM praktischer, weil sie die Daten schon kennen. Für wiederkehrende Abläufe über mehrere Systeme hinweg kommen KI-Agenten infrage.

Muss ich KI-Texte im Exposé kennzeichnen?

In der Regel nicht, weil Exposés keine Texte über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse sind. Anders kann es bei Bildern aussehen: Virtuell eingerichtete oder stark veränderte Fotos realer Räume sollten Sie kennzeichnen.

Ersetzt KI den Immobilienmakler?

Nein. KI übernimmt Schreib-, Such- und Sortierarbeit. Vertrauen, Ortskenntnis, Preisgespräch und Verhandlung bleiben Aufgabe des Maklers.

Fazit

KI für Immobilienmakler lohnt sich dort, wo täglich dieselbe Arbeit anfällt: Exposé-Entwürfe, Datenpflege und die erste Reaktion auf Anfragen. Propstack, onOffice und FLOWFACT bringen dafür eigene Funktionen mit, eigene Agenten verbinden Website, CRM und Postfach. Kennzeichnen Sie Chatbots und veränderte Bilder, prüfen Sie jede Aussage, und geben Sie Kundendaten nur in Werkzeuge mit Vertrag.

Hinweis: Angaben zu Funktionen der Hersteller stammen von deren Websites und Dokumentationen, Stand 26.10.2026. Die Hinweise zur KI-Verordnung und zum Datenschutz sind eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Propstack, onOffice und FLOWFACT sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber.