Newsletter für Immobilienmakler: Inhalte, Einwilligung und Zustellung

Lohnt sich ein Newsletter für Immobilienmakler?

Ein Newsletter lohnt sich für Immobilienmakler, weil er Eigentümer und Suchkunden zwischen zwei Anlässen an Ihr Büro bindet. Der Verteiler gehört Ihnen, ohne Portal und ohne Werbebudget je Kontakt. Voraussetzung sind eine nachweisbare Einwilligung, Inhalte mit echtem Nutzen und ein Versand, der im Postfach ankommt.

Wir sind die Weber Media Consulting GmbH aus Hamburg und arbeiten für Maklerbüros an Website, CRM-Anbindung und Marketing. Für QP Savills, seit 1997 an der Algarve tätig und Teil des internationalen Savills-Netzwerks, haben wir eine viersprachige Website mit Anbindung an Propstack gebaut. Die Angaben zu Software stammen von den Herstellern, die zur Einwilligung aus dem Gesetzestext, Stand 26.10.2026. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Wozu Makler einen Newsletter nutzen

Im Maklergeschäft vergehen zwischen zwei Aufträgen desselben Kunden oft Jahre. Ein Newsletter hält den Kontakt in dieser Zeit. Drei Zielgruppen lohnen sich besonders:

• Eigentümer im Bestand: Wer heute nicht verkauft, verkauft vielleicht in zwei Jahren. Ein regelmäßiger Blick auf den Markt in seiner Lage sorgt dafür, dass er dann zuerst an Sie denkt.
• Frühere Kunden: Käufer und Verkäufer, mit denen Sie gearbeitet haben, empfehlen Sie eher weiter, wenn sie regelmäßig von Ihnen hören.
• Suchkunden: Interessenten mit Suchprofil erwarten neue Objekte, die zu ihren Kriterien passen. Das ist eher ein Objektmailing als ein Newsletter.

Trennen Sie diese Zielgruppen. Ein Eigentümer in Eppendorf braucht andere Inhalte als ein Käufer, der eine Dreizimmerwohnung sucht. Auch die Einwilligung trennen Sie am besten: Propstack fragt seit Juli 2026 Newsletter und Immobilienmailings auf der öffentlichen Kontakterlaubnis-Seite getrennt ab. Kontakte entscheiden so laut Propstack bewusster, was sie erhalten wollen.

Inhalte und Rhythmus

Ein guter Makler-Newsletter liefert dem Leser etwas, das er für seine eigene Immobilie brauchen kann, und erst danach etwas über Ihr Büro. Bewährte Bausteine sind:

• Marktbericht für Ihre Region: Wie haben sich Angebot, Vermarktungsdauer und Preise in Ihren Stadtteilen entwickelt? Nennen Sie für jede Zahl die Quelle und den Stand.
• Neu vermittelte Objekte: Kurz und mit Lage. Für Eigentümer ist das der Beleg, dass Sie in ihrer Nachbarschaft verkaufen.
• Ratgeberthemen: Energieausweis, Erbschaft, Verkauf mit Mietern, Teilung. Ein Thema je Ausgabe reicht.
• Einladung zum Gespräch: Ein klarer Hinweis auf die Immobilienbewertung, nicht in jedem Absatz.

Beim Rhythmus gilt: lieber seltener und verlässlich als häufig und leer. Legen Sie einen Rhythmus fest, den Ihr Team auch in vollen Monaten halten kann, und schreiben Sie die Themen für ein Quartal im Voraus auf. Stadtteilbezogene Inhalte zahlen zusätzlich auf Ihre lokale Sichtbarkeit ein, mehr dazu im Beitrag Hyperlokales Marketing für Makler.

Einwilligung: Double-Opt-in, UWG und DSGVO

Werbung per E-Mail setzt nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers voraus. Ein Newsletter eines Maklerbüros ist in aller Regel Werbung. Die folgenden Punkte sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung.

• Nachweis: Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche laut Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen können, dass die Person eingewilligt hat.
• Widerruf: Die Einwilligung lässt sich nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen, und der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung.
• Widerspruch: Gegen Direktwerbung kann jede Person nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit widersprechen. Danach dürfen ihre Daten nach Abs. 3 nicht mehr für diesen Zweck verarbeitet werden.
• Absender und Abmeldung: Nach § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG darf die Identität des Absenders nicht verschleiert werden, und es muss eine gültige Adresse für die Abmeldung geben.

Das Double-Opt-in-Verfahren ist der übliche Weg, diesen Nachweis zu führen. Der Interessent trägt sich ein und bestätigt seine Adresse über einen Link in einer E-Mail. Erst danach erhält er den Newsletter. Speichern Sie Zeitpunkt, Einwilligungstext und Bestätigung.

Eine Ausnahme regelt § 7 Abs. 3 UWG. Haben Sie die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung vom Kunden erhalten, dürfen Sie ihm Werbung für eigene ähnliche Leistungen schicken. Das gilt nur, solange er nicht widersprochen hat und bei Erhebung und jeder Nutzung klar auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen wird. Ob ein früherer Kunde darunterfällt, ist eine Einzelfallfrage. Lassen Sie das prüfen, bevor Sie Altkontakte ohne Einwilligung anschreiben. Für gekaufte Kontakte gilt das erst recht, siehe Immobilien-Leads kaufen.

Newsletter aus dem CRM oder mit eigenem Tool

Beim Versand aus dem Makler-CRM liegen Einwilligung, Kontaktdaten und Suchprofile an einer Stelle. Ein eigenes Newsletter-Tool bietet meist mehr Gestaltung und Auswertung. Was die Hersteller dazu angeben:

Propstack

Propstack beschreibt in seiner Dokumentation einen Ablauf für die Newsletter-Anmeldung über die Website. Das Formular legt per API einen Kontakt an. Eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Kontaktlink setzt danach im Kontakt die Schalter „Kontaktierung erlaubt“, „Immobilienmailings gewünscht“ und „Newsletter gewünscht“ und legt eine Aktivität an. Ein Widget für das Formular hat Propstack laut Doku nicht. Für gestaltete E-Mails lassen sich eigene HTML-Vorlagen hinterlegen, auch mit Texten je Sprache. In der Partnerliste nennt Propstack unter anderem Brevo und Mailchimp.

onOffice

onOffice schreibt in seinem Blog, mit onOffice enterprise habe man für den Newsletter-Versand alles Nötige und brauche in der Regel keine externen Tools. Zusätzlich bietet onOffice Newsletter-Pakete als Dienstleistung an, mit Planung und Versand in onOffice enterprise. Das Paket basic kostet laut onOffice 179 € im Monat zuzüglich 199 € Setup und Mehrwertsteuer, bei zwölf Monaten Mindestlaufzeit.

FLOWFACT

FLOWFACT nennt im E-Mail-Client Serienmails: E-Mails im Massenversand an eine selbst definierte Empfängergruppe, ohne Obergrenze bei der Zahl der Kontakte. Dazu kommen einheitliche E-Mail-Vorlagen für Einladungen, Absagen und Nachfassaktionen.

Eigenes Newsletter-Tool

• Brevo: Laut Brevo lassen sich Double-Opt-in-E-Mails individuell gestalten, Bestätigungslinks anpassen und Begrüßungsabläufe automatisieren.
• Mailchimp: Double-Opt-in wird laut Mailchimp je Zielgruppe aktiviert. Bei Konten aus der EU kann es laut Hersteller bereits voreingestellt sein.
• CleverReach: Double-Opt-in ist laut CleverReach bei Anmeldeformularen der Standard, die Bestätigung wird automatisch dokumentiert. Die Daten liegen laut Hersteller auf Servern in Deutschland und der EU.

Mit einem externen Tool brauchen Sie einen Weg, Abmeldungen zurück ins CRM zu holen. Sonst schreibt Ihr Team einen Kontakt an, der längst widersprochen hat. Wie Sie das passende CRM wählen, steht im Beitrag CRM für Immobilienmakler auswählen. Welche Abläufe Propstack darüber hinaus selbst übernimmt, steht im Beitrag Propstack Automatisierung.

Zustellbarkeit: SPF, DKIM, DMARC und Absenderdomain

Ein Newsletter kommt nur zuverlässig an, wenn die Domain, von der er versendet wird, per SPF, DKIM und DMARC authentifiziert ist. Diese Einträge gehören zur Versanddomain, nicht zur Website. Jeder Versanddienst signiert mit eigenem DKIM-Schlüssel und braucht deshalb eigene DNS-Einträge.

Versenden Sie von Ihrer eigenen Domain, nicht von einer Freemail-Adresse. Stellen Sie DMARC erst dann auf „quarantine“ oder „reject“, wenn alle legitimen Versandwege der Domain authentifiziert sind. Sonst filtern Sie Ihre eigenen Mails aus, etwa die Exposés aus dem CRM.

Google und Yahoo haben ihre Anforderungen an Absender veröffentlicht:

• Alle Absender: Google verlangt SPF oder DKIM für die Absenderdomain, eine TLS-Verbindung und eine Spamrate in den Postmaster Tools unter 0,3 %. Yahoo nennt ebenfalls SPF oder DKIM und eine Spamrate unter 0,3 %.
• Massenversender: Wer mehr als 5.000 Nachrichten am Tag an Gmail-Konten sendet, braucht laut Google SPF, DKIM und DMARC, wobei die Richtlinie auf „none“ stehen darf. Die Absenderdomain muss zur SPF- oder DKIM-Domain passen.
• Abmeldung mit einem Klick: Google und Yahoo verlangen von Massenversendern eine Abmeldung mit einem Klick. Yahoo verlangt, Abmeldungen innerhalb von zwei Tagen umzusetzen.

Die meisten Maklerbüros liegen unter der Schwelle für Massenversender. Die Einträge lohnen sich trotzdem, weil sie für alle Mails Ihrer Domain gelten, auch für Exposés und Terminbestätigungen.

Kennzahlen, die etwas aussagen

Ob ein Newsletter wirkt, zeigt sich nicht an Durchschnittswerten aus fremden Branchen, sondern an Ihren eigenen Zahlen im Zeitverlauf. Wir nennen deshalb bewusst keine Richtwerte. Beobachten Sie:

1. Zustellung und Bounces: Wie viele Mails kommen an, welche Adressen sind ungültig?
2. Abmeldungen und Spam-Beschwerden: Steigen sie nach einer Ausgabe, passte der Inhalt nicht zur Zielgruppe.
3. Klicks: Welche Themen werden gelesen, welche nicht?
4. Anfragen: Wie viele Bewertungsanfragen und Antworten kommen aus dem Newsletter? Hinterlegen Sie dafür eine eigene Kontaktquelle im CRM.

Die letzte Zahl ist die wichtigste. Ein Newsletter mit wenigen Klicks, aus dem zwei Verkaufsgespräche im Jahr entstehen, kann mehr wert sein als einer mit vielen Klicks und keinem Auftrag.

Wo eine Agentur hilft

Schreiben können Sie den Newsletter selbst, denn niemand kennt Ihren Markt besser. Eine Agentur hilft bei dem, was darunter liegt:

• Anmeldeformular auf der Website mit Double-Opt-in und Übergabe ins CRM
• SPF, DKIM und DMARC für die Versanddomain, abgestimmt auf alle Dienste, die von ihr senden
• Vorlagen im Design Ihres Büros, die auf dem Smartphone funktionieren
• Abgleich von Abmeldungen zwischen Newsletter-Tool und CRM
• Anmeldestrecken, etwa über die Immobilienbewertung auf Ihrer Website

Wie Eigentümer überhaupt auf Ihre Website kommen, zeigt unsere Seite Eigentümer-Leads für Makler. Was wir rund um Propstack übernehmen, steht auf der Seite Propstack-Agentur, für onOffice auf der Seite onOffice-Anbindung.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich für den Makler-Newsletter ein Double-Opt-in?

Werbe-E-Mails brauchen nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, und nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO müssen Sie diese nachweisen. Das Double-Opt-in ist der übliche Weg für diesen Nachweis.

Darf ich frühere Kunden ohne Einwilligung anschreiben?

Nur unter den Bedingungen von § 7 Abs. 3 UWG: Adresse aus einem Verkauf erhalten, Werbung für eigene ähnliche Leistungen, kein Widerspruch und ein klarer Hinweis auf das Widerspruchsrecht. Lassen Sie den Einzelfall rechtlich prüfen.

Newsletter aus dem CRM oder mit Brevo, Mailchimp oder CleverReach?

Der Versand aus dem CRM hält Einwilligungen und Kontakte an einer Stelle. Ein externes Tool bietet meist mehr Gestaltung und Auswertung, braucht aber einen Abgleich der Abmeldungen mit dem CRM.

Wie oft sollte ein Makler-Newsletter erscheinen?

So oft, wie Sie verlässlich etwas Neues zu sagen haben. Ein fester Rhythmus, den Ihr Team auch in vollen Monaten hält, ist wichtiger als eine hohe Frequenz.

Fazit

Ein Newsletter hält Eigentümer und frühere Kunden über Jahre an Ihr Büro gebunden. Er braucht drei Dinge: eine nachweisbare Einwilligung per Double-Opt-in, Inhalte mit lokalem Nutzen und eine authentifizierte Versanddomain. Ob Sie aus Propstack, onOffice, FLOWFACT oder einem eigenen Tool versenden, entscheidet vor allem, wo Ihre Einwilligungen liegen.

Hinweis: Angaben zu Software stammen von den Websites und Dokumentationen der Hersteller, die Absenderanforderungen von Google und Yahoo, die Rechtsgrundlagen aus UWG und DSGVO, Stand 26.10.2026. Sie können sich jederzeit ändern. Keine Rechtsberatung. Genannte Marken gehören ihren Inhabern; wir sind eine unabhängige Agentur.