Propstack, onOffice oder FLOWFACT: die kurze Antwort
Propstack und onOffice enterprise sind beide cloudbasierte Maklersoftware mit Portalübertragung, Anfragenmanager und Schnittstelle zur eigenen Website; die Unterschiede liegen vor allem im Paketaufbau, im Vertragsmodell und im Weg, auf dem die Website angebunden wird. FLOWFACT nehmen wir als dritte Option mit auf; es gehört wie Propstack zur Scout24-Gruppe. Welches System zu Ihrem Büro passt, entscheiden Teamgröße, Automatisierungsbedarf und Ihre Website, nicht eine Rangliste.
Wir sind die Weber Media Consulting GmbH aus Hamburg und binden Makler-Websites an CRM-Systeme an. Für QP Savills, seit 1997 an der Algarve tätig und Teil des internationalen Savills-Netzwerks, haben wir eine viersprachige Website mit direkter Anbindung an Propstack gebaut. Dieser Vergleich stützt sich ausschließlich auf Angaben der Hersteller auf ihren Websites und in ihren Dokumentationen, Stand 26.10.2026. Wir sind kein offizieller Partner eines der drei Anbieter.
Welche Kriterien bei der Wahl grundsätzlich zählen, steht in unserem Beitrag CRM für Immobilienmakler auswählen. Hier geht es um den direkten Vergleich der drei Systeme.
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Für wen welches System gedacht ist
Alle drei Hersteller beschreiben ihre Software als Komplettlösung für Makler. Unterschiede zeigen sich in der Paketstruktur und darin, an wen sich die Pakete richten.
| Merkmal | Propstack | onOffice enterprise | FLOWFACT |
|---|---|---|---|
| Unternehmen | Teil der Scout24-Gruppe | nach eigener Angabe inhabergeführt und portalunabhängig seit 2001 | Teil der Scout24-Gruppe |
| Pakete | Standard, Enterprise auf Anfrage | pro, all-in, expert | Residential, dazu erweiterte Funktionen für Bauträger (Developer) und Gewerbe (Commercial) |
| Ausrichtung laut Hersteller | Immobilienunternehmen und Projektvertriebe; Enterprise mit Consulting-Team für individuelle Strukturen | pro für Einzelmakler und kleinere Büros, all-in für wachsende Teams mit mehr Automatisierung, expert für größere Unternehmen, Netzwerke und mehrere Standorte | Immobilienmakler, mit eigenen Ausbaustufen für Bauträger und Gewerbespezialisten |
| Serverstandort laut Hersteller | Amazon Web Services, Europa | Hosting in Deutschland | AWS-Server, DSGVO-konform laut FLOWFACT |
| Mobil | native App | onOffice App | responsive Webseite |
Propstack oder onOffice?
onOffice staffelt den Funktionsumfang über drei Pakete. Wichtige Bausteine wie Prozessmanager, Anfragenmanager und die onOffice API stehen laut Versionsübersicht erst ab enterprise all-in zur Verfügung. Propstack bietet ein Standardpaket mit einer Lizenz für alle Leistungen und nennt Workflows, Anfragenmanager und Mobile App als inklusive. Wer mit wenigen Nutzern startet und von Anfang an automatisieren oder eine eigene Website anbinden will, sollte deshalb beim Vergleich das passende onOffice-Paket ansetzen, nicht das günstigste.
Propstack vs. FLOWFACT
Propstack und FLOWFACT sind zwei CRM-Lösungen unter dem Dach der Scout24-Gruppe. FLOWFACT stellt beide auf einer eigenen Vergleichsseite nebeneinander: gleiche Laufzeit, gleiche Einrichtungsgebühr, unterschiedlicher Lizenzpreis. Ein sichtbarer Unterschied laut dieser Seite: Propstack bringt eine native App mit, FLOWFACT eine responsive Webanwendung. FLOWFACT legt in der Darstellung den Schwerpunkt auf Vorlagen, Akquise-Tools und eine zubuchbare Immobilienwebsite, Propstack auf Prozessautomation, Projektvertrieb und die offene API.
Website-Anbindung: Plugin, API oder OpenImmo
Bei allen drei Systemen lässt sich die eigene Website anbinden; der Unterschied liegt darin, ob der Hersteller selbst eine Website-Lösung anbietet und welche Schnittstelle im Paket enthalten ist. Für Sie zählen zwei Richtungen: Objekte vom CRM auf die Website und Anfragen von der Website zurück ins CRM.
Propstack
Laut Propstack-Dokumentation gibt es zwei Wege für Objekte. Wer bisher über OpenImmo überträgt, hinterlegt die Website in Propstack als „Portal“, und die Objekte gehen genauso hinaus wie an andere Portale. Wer die Website selbst entwickelt, greift direkt auf die Propstack-API zu. Das kostet laut Propstack nichts, bedeutet aber mehr Entwicklungsaufwand. Neubauprojekte kommen laut Doku ausschließlich über die API auf die Website. Anfragen nimmt Propstack als formatierte E-Mail oder als OpenImmo-XML im Anhang an, zusätzlich informieren Webhooks Ihre Website über Änderungen an Objekten und Kontakten. Wie die Einrichtung abläuft, zeigt unser Beitrag Propstack einrichten.
onOffice enterprise
onOffice bietet ein eigenes WordPress-Plugin, „onOffice for WP-Websites“. Es bringt Objekte, Ansprechpartner und Formulare per Shortcode auf die Seite und überträgt Formulardaten automatisch an onOffice. Für andere Systeme gibt es die onOffice API, die laut Hersteller externe Programme und Formulare auf der Website anbindet. onOffice baut außerdem selbst WordPress-Websites für Makler, mit vier Design-Vorlagen. Wann diese reicht und wann eine eigene Website sinnvoll ist, ordnen wir auf der Seite onOffice-Anbindung ein.
FLOWFACT
FLOWFACT bietet eine zubuchbare Immobilienwebsite in WordPress an, umgesetzt mit einem Partner, mit sieben Vorlagen und Inhalten, die direkt mit der Software verbunden sind. Für eigene Lösungen nennt FLOWFACT eine offene API mit Entwicklerportal und Dokumentation. Für Eigentümer-Akquise über die eigene Homepage gibt es den FLOWFACT Lead-Hunter, die Kontakte landen laut Hersteller automatisch im System.
Hersteller-Website oder eigene Website?
Die Websites der Hersteller sind schnell startklar und direkt verbunden. Eine eigene Website lohnt sich, wenn Ihr Auftritt sich deutlich abheben soll, wenn Sie Eigentümer gezielt über Google gewinnen wollen oder wenn mehrere Sprachen und Systeme zusammenspielen. Dann ist die API der flexibelste Weg, weil Gestaltung und Ladezeit in Ihrer Hand bleiben. Was dabei zu beachten ist, beschreibt unsere Seite Webdesign für Immobilienmakler.
Portale und OpenImmo
OpenImmo ist das gängige Austauschformat für Immobiliendaten im deutschsprachigen Raum. Alle drei Systeme übertragen Objekte selbst an die Portale, Sie brauchen dafür in der Regel keine eigene Schnittstelle.
- onOffice: Portalübertragung in über 150 Portale ist laut Versionsübersicht schon im Paket pro enthalten, dazu ein automatischer Portalvollabgleich in drei Portalen. Eigene Portale lassen sich ergänzen.
- FLOWFACT: Laut Hersteller überträgt FLOWFACT Residential eine unbegrenzte Objektanzahl an über 150 Immobilienportale, veröffentlicht mit einem Klick.
- Propstack: Die Website wird wie ein Portal angebunden, und über die API lassen sich Objekte gezielt an Portale übertragen oder dort entfernen. Eine Gesamtzahl der Portale nennt Propstack auf den geprüften Seiten nicht; fragen Sie nach Ihren konkreten Portalen.
Wer im Ausland vermarktet, sollte vorab klären, ob Portale wie Idealista oder Rightmove angebunden sind. Wie die Übertragung an einzelne Portale funktioniert, steht auf unserer Seite Portal-Schnittstellen für Makler.
Automatisierung: was nach der Anfrage passiert
Alle drei Systeme versenden auf eine Anfrage automatisch ein Exposé; Unterschiede gibt es darin, in welchem Paket die Automatisierung enthalten ist und wie frei sie sich gestalten lässt.
- Propstack: Standardprozesse, Workflows und Anfragenmanager sind laut Preisseite inklusive. Der Anfragenmanager legt den Kontakt an, verknüpft ihn mit dem Objekt und versendet das Exposé. Weitere Abläufe wie Aufgabensteuerung oder Geburtstagsmailings lassen sich individuell automatisieren.
- onOffice: Der automatische Exposéversand ist schon in enterprise pro enthalten. Prozessmanager, Anfragenmanager und das onOffice AI Studio kommen laut Versionsübersicht mit enterprise all-in. Der Anfragenmanager prüft eingehende Daten, fordert fehlende Angaben an und versendet das passende Exposé.
- FLOWFACT: Automatischer Exposéversand auf Anfrage, ein interaktives Exposé mit Provisionshinweis und Widerrufsbelehrung sowie Standardprozesse für das Maklergeschäft sind laut Hersteller ohne Zusatzkosten implementiert.
Für die Website heißt das: Je mehr Angaben das Formular strukturiert übergibt, etwa Objektart, Lage oder Verkaufszeitpunkt, desto mehr kann das CRM selbst erledigen. Wie Sie Anfragen danach sinnvoll vorsortieren, beschreibt der Beitrag KI-Lead-Qualifizierung für Makler. Welche KI-Funktionen die Systeme selbst mitbringen, steht im Beitrag KI für Immobilienmakler.
Kostenmodell laut Herstellerangaben
Die folgende Übersicht gibt die Listenpreise wieder, die die Hersteller am 26.10.2026 auf ihren Websites veröffentlicht haben. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Aktionen, Rabatte und Zusatzmodule sind nicht berücksichtigt; maßgeblich ist immer das Angebot des Herstellers.
| Anbieter | Lizenzpreis | Einmalig | Laufzeit |
|---|---|---|---|
| Propstack Standard | 99 € pro Lizenz und Monat, keine Grundgebühr, keine Schnittstellengebühr | 279 € Einrichtungsgebühr | 12 Monate |
| Propstack Enterprise | auf Anfrage | ||
| onOffice enterprise pro | 79 € pro User und Monat, zuzüglich 50 € Servicepauschale im Monat (entfällt ab 10 Usern) | Setup je Unternehmen, Höhe nicht veröffentlicht | 24 Monate, 5 Jahre Preisgarantie |
| onOffice enterprise all-in | 99 € pro User und Monat, zuzüglich 50 € Servicepauschale im Monat (entfällt ab 10 Usern) | Setup je Unternehmen, Höhe nicht veröffentlicht | 24 Monate, 5 Jahre Preisgarantie |
| onOffice enterprise expert | auf Anfrage | 24 Monate | |
| FLOWFACT Residential | 87 € pro Lizenz und Monat laut Produktseite | 279 € Einrichtungsgebühr | 12 Monate |
Für Propstack und FLOWFACT nennt die FLOWFACT-Vergleichsseite zusätzlich eine automatische Verlängerung um 12 Monate und eine Kündigungsfrist von drei Monaten zum Vertragsende. Ein Rechenbeispiel aus den Listenpreisen für ein Büro mit fünf Nutzern, ohne Einrichtung: Propstack 495 € im Monat, onOffice all-in 545 € im Monat einschließlich Servicepauschale, FLOWFACT 435 € im Monat. Wichtiger als diese Zahl ist die Frage, welches Paket die Schnittstelle enthält, die Ihre Website braucht.
Wechsel und Datenumzug
Alle drei Hersteller werben mit einem Wechselangebot für Kunden, die von einer anderen Maklersoftware kommen; die Bedingungen unterscheiden sich deutlich.
- Propstack und FLOWFACT: Bei einer Restlaufzeit beim bisherigen Anbieter von bis zu 18 Monaten werden diese Kosten als Rabatt erlassen, verteilt auf fünf Jahre. Dafür verpflichten Sie sich laut beiden Wechselseiten zu einem fünfjährigen Vertrag. Bei Vertragsabschluss ist eine Kündigungsbestätigung des bisherigen Anbieters vorzulegen.
- onOffice: onOffice verrechnet die Kosten der bisherigen Lösung für die verbleibende Laufzeit, bis höchstens zwölf Monate. Das Onboarding-Team begleitet laut Hersteller von der Datenübernahme bis zum Go-live.
Denken Sie beim Wechsel auch an den späteren Ausstieg. onOffice nennt einen automatischen CSV-Export als Funktion. Propstack bietet einen täglichen Datendump im JSON-Format an, laut Dokumentation als Premium-Funktion über den Vertrieb.
Auf der Website betrifft ein Wechsel drei Dinge: Die Objekte müssen aus dem neuen System kommen, jedes Formular muss an das neue System liefern, und alte Exposé-Adressen brauchen Weiterleitungen, damit Links bei Google nicht ins Leere laufen. Planen Sie eine Übergangszeit ein, in der beide Systeme parallel geprüft werden. Wenn Sie zu Propstack wechseln, finden Sie auf der Seite Propstack-Agentur, was wir beim Umzug übernehmen.
Entscheidungshilfe: fünf Fragen vor dem Vertrag
- Wie viele Nutzer haben Sie heute und in zwei Jahren? Bei onOffice entfällt die monatliche Servicepauschale erst ab zehn Usern, Propstack nennt ausdrücklich keine Grundgebühr.
- Brauchen Sie die API? Wenn ja: Bei onOffice ist sie ab all-in enthalten, bei Propstack laut Dokumentation kostenfrei, bei FLOWFACT als offene API beschrieben.
- Wollen Sie die Website vom Hersteller oder eine eigene? onOffice und FLOWFACT bieten eigene WordPress-Websites, Propstack verweist für neue Websites auf Dienstleister.
- Wie lange wollen Sie sich binden? 12 Monate bei Propstack und FLOWFACT, 24 Monate bei onOffice, fünf Jahre bei Nutzung des Wechselbonus von Propstack oder FLOWFACT.
- Arbeitet Ihr Team gern damit? Lassen Sie sich von zwei Anbietern eine Demo mit Ihren eigenen Abläufen zeigen, und testen Sie eine Anfrage von der Website bis zum Exposéversand.
Häufig gestellte Fragen
Ist Propstack oder onOffice besser?
Keines ist pauschal besser. onOffice staffelt Funktionen über drei Pakete und bietet eigene Websites an. Propstack setzt auf ein Standardpaket mit inklusive Workflows und eine kostenfreie API. Entscheidend sind Teamgröße, Automatisierungsbedarf und Ihre Website.
Gehören Propstack und FLOWFACT zusammen?
Ja. Laut FLOWFACT befinden sich beide Unternehmen unter dem Dach der Scout24-Gruppe. Es bleiben zwei getrennte Produkte mit eigenen Preisen und Funktionen.
Kann ich meine bestehende Website beim Wechsel behalten?
In den meisten Fällen ja. Die Website muss an das neue System angebunden werden, über Plugin, API oder OpenImmo. Formulare und Weiterleitungen gehören in den Wechselplan.
Fazit
Propstack, onOffice und FLOWFACT decken den Makleralltag ab und binden eine eigene Website an. Den Ausschlag geben Paketaufbau, Laufzeit und der Weg zur Website: onOffice staffelt nach Paketen, Propstack bündelt alles in einer Lizenz, FLOWFACT verbindet einen Lizenzpreis unter dem von Propstack mit einer zubuchbaren Website. Klären Sie vor dem Vertrag, welche Schnittstelle Ihre Website braucht und in welchem Paket sie steckt.
CRM gewählt, Website offen? Wir planen die Anbindung Ihrer Makler-Website an Propstack, onOffice oder FLOWFACT, mit Objekten, Anfragen und Portalen. Mehr dazu auf unserer Seite Marketing für Immobilienmakler. Jetzt unverbindlich anfragen
Hinweis: Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Konditionen stammen von den Websites und Dokumentationen der Hersteller, Stand 26.10.2026. Sie können sich jederzeit ändern. Propstack, onOffice und FLOWFACT sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber; wir sind eine unabhängige Agentur.
