Propstack Agentur für Makler und Immobilienunternehmen

Propstack, das für Sie arbeitet.

Wir richten Propstack ein, ziehen Ihre Daten um und bringen alles zum Laufen, was daran hängt: Automatisierungen, Newsletter, Website, Eigentümer-Leads, Portale und Schulung. Für Makler, Bauträger, Projektentwickler und Verwaltungen, mit einem Ansprechpartner.

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Propstack CRM

Objektpflege

Veröffentlicht

Altbauwohnung, 3 Zimmer

Exposé

Neue Anfrage über die WebsiteIm CRM angelegt

Altbauwohnung, 3 Zimmer

Gerade aktualisiert

Anfrage senden

Neue Anfrage

Mit Suchprofil, zurück an Propstack

Beispielansicht
Sprachen, live aus Propstack bei QP Savills
4
abgeschlossene Projekte
200+
Sterne bei Google
5,0

Diese Unternehmen arbeiten mit Weber Media

  • Quinta Properties / Savills
  • Autohaus Meyer
  • STRABAG
  • BAT Agrar
  • Volmary
  • Lantzerath Group
  • Delta Sport
  • Hilfswerk
  • Otto Schatte
  • Auto Nagel
  • Dr. Jan Nebendahl
  • Elbe & Spree Homes Berlin

01 / Das Problem

Propstack ist gekauft. Aber nur halb genutzt.

Das sehen wir oft: Das Büro steigt auf Propstack um, die Daten werden irgendwie übernommen, und dann läuft der Alltag weiter wie vorher. Nur in einem neuen Programm.

Exposés gehen von Hand raus. Wiedervorlagen stehen auf Zetteln. Der Newsletter kommt aus einem anderen Werkzeug, mit einer anderen Kontaktliste. Die Website wird getrennt gepflegt, und Anfragen landen im Postfach.

Dabei kann Propstack vieles davon selbst: Anfragen beantworten und das Exposé automatisch versenden, Suchprofile abgleichen, Serienmails verschicken, Objekte an Portale übertragen. Es muss nur jemand einrichten und anschließen.

  • Umzug ohne AufräumenDubletten, leere Felder und alte Strukturen aus dem Altsystem, eins zu eins übernommen.
  • Abläufe von HandExposéversand, Aufgaben und Wiedervorlagen hängen an einzelnen Mitarbeitern.
  • InsellösungenNewsletter, Website und Portale laufen neben dem CRM statt daraus.
  • Anfragen per MailKontakte ohne Quelle und Objektbezug, von Hand ins CRM übertragen.

Das geht anders: Propstack ist das Zentrum. Alles andere dockt an, und Ihr Team arbeitet in einem System.

02 / Das volle Programm

Sieben Bausteine, ein Zentrum.

Propstack ist die Mitte. Wir richten es ein und schließen an, was Ihr Büro braucht, von der Datenübernahme bis zum Newsletter. Sie nehmen alles oder nur die Bausteine, die Ihnen fehlen.

Die sieben Bausteine ansehen

03 / Die Bausteine

Was wir rund um Propstack für Sie übernehmen.

Jeder Baustein steht für sich. Zusammen ergeben sie ein System, in dem Objekte, Kontakte und Anfragen an einem Ort zusammenlaufen.

  1. Propstack-Einrichtung und Umzug

    Wir richten Propstack so ein, wie Ihr Büro arbeitet. Wir übernehmen Kontakte und Objekte aus dem Altsystem, legen eigene Felder, Rollen und Rechte an und bauen Objekt- und Kontaktstruktur, Pipelines und Vorlagen für Exposés, Termine und E-Mails. Für Bauträger legen wir Projekte mit ihren Einheiten an, Kaufpreislisten aus Excel inklusive.

    Ihr Nutzen: Ihr Team startet in einem aufgeräumten System, nicht in einer Kopie des alten Durcheinanders.

    • Datenübernahme aus dem Altsystem
    • Eigene Felder, auch rechnende
    • Rollen und Rechte je Standort
    • Pipelines für Käufer und Eigentümer
    • Vorlagen für Exposé, Termin und E-Mail
    • Projekte und Einheiten für Bauträger

  2. Automatisierungen

    Propstack bringt die Werkzeuge mit, wir richten die Abläufe ein. Eine Anfrage geht ein, der Kontakt wird angelegt und mit dem Objekt verknüpft, das Exposé geht automatisch raus. Dazu Aufgaben, Erinnerungen und Wiedervorlagen, Suchprofile mit automatischem Abgleich und Strecken für Eigentümer. Wo Propstack aufhört, verbinden wir externe Werkzeuge und KI-Agenten über die offene Schnittstelle.

    Ihr Nutzen: Kein Interessent wartet, keine Wiedervorlage geht unter, und jeder Fall läuft gleich sauber durch.

    • Anfrage eingegangen, Exposé automatisch versendet
    • Aufgaben, Erinnerungen, Wiedervorlagen
    • Suchprofile mit automatischem Abgleich
    • Terminvergabe mit Erinnerung
    • Eigentümer-Strecken mit Reporting
    • Externe Werkzeuge und KI-Agenten per API
    KI-Agenten und Automatisierung

  3. Newsletter und E-Mail-Marketing aus Propstack

    Propstack verschickt E-Mail-Kampagnen mit Serienmail-Funktion direkt aus dem CRM. Wir machen daraus ein System: Neuobjekt-Mailings an die Kontakte, deren Suchprofil passt, Newsletter für Eigentümer, Marktberichte für Ihre Region. Alles in Vorlagen im Design Ihrer Marke. Brauchen Sie mehr, binden wir ein Newsletter-Werkzeug über die Schnittstelle an.

    Ihr Nutzen: Ihre Kontakte hören regelmäßig von Ihnen, und neue Objekte erreichen zuerst die, die genau danach suchen.

    • Neuobjekt-Mailings an passende Suchprofile
    • Eigentümer-Newsletter
    • Marktberichte für Ihre Region
    • Vorlagen im Design Ihrer Marke
    • Einwilligung je Kontakt im Blick

  4. Website mit automatischer Objektanbindung

    Ihre Website zieht Objekte und Exposés in Echtzeit aus Propstack. Neue Objekte erscheinen, Preise und Status gehen mit, verkaufte verschwinden. Anfragen und Suchprofile laufen mit Quelle und Objektbezug zurück ins CRM, wo Ihre Automatisierung sofort startet. Auf Wunsch mehrsprachig, mit WordPress oder Next.js.

    Ihr Nutzen: Sie pflegen jedes Objekt einmal, und jede Anfrage landet dort, wo Ihr Team arbeitet.

    • Objektsuche und eigene Exposé-Seiten
    • Anfragen und Suchprofile direkt ins CRM
    • Mehrsprachig aus einem Bestand
    • Für Google optimiert
    So funktioniert die Anbindung

  5. Eigentümer-Leads

    Eine Bewertungsstrecke für Ihre Wunschlagen, dazu Kampagnen auf Google und Meta. Objektart, Lage, Preisvorstellung, Zeithorizont und Verkaufsanlass kommen als Felder in Propstack an. Das Tracking ordnet jede Anfrage einer Quelle zu, und Ihr Team führt das Mandatsgespräch mit Kontext.

    Ihr Nutzen: Sie gewinnen Eigentümer über Ihre eigenen Kanäle, und jede Anfrage ist sofort im CRM.

    • Bewertungsstrecke als Einstieg
    • Kampagnen auf Google und Meta
    • Übergabe an Propstack mit eigenen Feldern
    • Quelle je Anfrage
    Eigentümer-Leads für Makler

  6. Portale und Datenfeeds

    Propstack überträgt Objekte automatisch an Immobilienportale. Wir richten die Verbindungen ein, die Ihr Büro nutzt, und prüfen Pflichtfelder, Bilder und Status. Wo ein Portal, ein Netzwerk oder ein Partner etwas Eigenes erwartet, bauen wir Feeds im OpenImmo-Format oder über eine Schnittstelle, etwa für ImmoScout24 und ImmoWelt.

    Ihr Nutzen: Ihre Objekte stehen überall richtig, ohne dass jemand sie von Hand hochlädt.

    • Portalverbindungen einrichten und prüfen
    • ImmoScout24, ImmoWelt und weitere
    • OpenImmo-XML
    • Eigene Feeds für Partner und Netzwerke
    XML- und API-Feeds

  7. Schulung und laufende Betreuung

    Propstack bietet selbst Webinare und ein Onboarding-Team. Wir schulen Ihr Team zusätzlich an Ihrer eigenen Einrichtung: mit Ihren Feldern, Ihren Abläufen, Ihren Vorlagen. Danach bleiben wir Ansprechpartner, passen Automatisierungen an, wenn sich Abläufe ändern, und zeigen Ihrem Team, wie es KI im Makleralltag sinnvoll nutzt.

    Ihr Nutzen: Ihr Team nutzt, was eingerichtet ist, und das System wächst mit Ihrem Büro.

    • Schulung an Ihrer eigenen Einrichtung
    • Kurzanleitungen für neue Mitarbeiter
    • Ein Ansprechpartner für Änderungen
    • Neue Automatisierungen bei Bedarf
    KI-Beratung und Schulung

Die genannten Propstack-Funktionen beschreibt Propstack selbst auf propstack.de. Manche davon sind dort als Erweiterung oder zubuchbar gekennzeichnet. Was Ihr Vertrag umfasst, klären Sie direkt mit Propstack.

04 / Die Technik

Website und Propstack als ein System.

Propstack dokumentiert drei Wege, Website-Anfragen zu übergeben. Wir wählen den, der zu Ihrer Website und Ihren Abläufen passt. Ein bestimmtes CMS brauchen Sie dafür nicht.

Alles, was die Anbindung kann

  • Objekte und Exposés live aus Propstack
  • Preise und Status automatisch aktuell
  • Anfragen als Kontakt mit Quelle im CRM
  • Suchprofile direkt aus dem Formular
  • Bewertungsanfragen mit Qualifizierung
  • Aktivitäten: wer welches Objekt ansieht
  • Mehrsprachige Website aus einem Bestand
  • Einwilligung und Datenschutz am Formular

  1. Formatierte E-Mail

    Der einfachste Einstieg. Das Formular verschickt eine E-Mail in dem Aufbau, den Propstack auslesen kann. Kontaktdaten und eigene Felder kommen sauber an.

    • Container ps-kontaktanfrage
    • Felder wie client_email
    • Eigene Felder mit client_cf_

  2. OpenImmo-XML

    Dasselbe Format, das Portale wie ImmoScout24 senden. Sinnvoll, wenn Sie OpenImmo ohnehin für Ihre Objekte nutzen.

    • OpenImmo-Standard
    • XML im E-Mail-Anhang

  3. REST-API

    Der sauberste Weg für moderne Websites: Kontakt anlegen, Quelle setzen, Workflow auslösen. Schlüssel und Prüfung bleiben auf dem Server, nie im Browser.

    • Next.js und Headless
    • Schutz gegen Spam
    • Schlüssel nur auf dem Server

Und die Objekte?

Objektdaten kommen per OpenImmo-Export aus Propstack auf die Website. Ein API-Schlüssel ergänzt Suchprofile und Kontakt-Sync. Für mehrsprachige Websites ist laut Propstack eine eigene Portal-Verbindung je Sprache möglich.

Der häufigste Fehler

Absender und Empfänger sind dieselbe Adresse. Dann wertet Propstack die Nachricht als gesendet, und die Automatisierung springt nicht an. Wir trennen beides und prüfen jede Änderung mit einer Test-Anfrage.

05 / Beweis

Zwei Immobilienunternehmen, die schon so arbeiten.

Keine Versprechen, sondern laufende Projekte. Beide sind direkt an Propstack angebunden.

Alle Projekte ansehen
Website von Quinta Properties und QP Savills auf Monitor, Tablet und Smartphone

Luxusimmobilien, Algarve

Quinta Properties / Savills

Viersprachige Website mit Echtzeit-Anbindung an das Propstack-CRM

QP Savills zählt seit 1998 zu den führenden Anbietern für Luxusimmobilien an der Algarve und ist Teil des internationalen Savills-Netzwerks. Wir haben den gesamten digitalen Auftritt neu konzipiert und umgesetzt: eine viersprachige Website mit direkter Anbindung an das Propstack-CRM.

Was angebunden ist

  • Alle Immobilien automatisch ausgespielt
  • Jederzeit aktuell online
  • Vier Sprachen aus einem Bestand
  • WordPress
  • Propstack API
  • 4-sprachig
„Vom Team erhalten wir durchweg erstklassigen Service, Note 5 von 5!“
Quinta Properties, Management, QP Savills
Website ansehen
Immobilienplattform von Elbe & Spree Homes Berlin

Immobilien, Berlin

Elbe & Spree Homes Berlin

Immobilienplattform mit Propstack-Anbindung und Kampagnen zur Eigentümergewinnung

Elbe & Spree Homes Berlin gehört zur Elbe & Spree Gruppe mit den Marken Homes Hamburg, Homes Berlin und Invest. Für Berlin haben wir eine Immobilienplattform mit hochwertigem UX/UI gebaut, deren Immobiliensuche direkt an das Propstack-CRM angebunden ist. Dazu laufen Social-Media-Kampagnen für Immobilienbewertung und Eigentümergewinnung.

Was angebunden ist

  • Immobiliensuche direkt aus dem Propstack-CRM
  • Kampagnen für Immobilienbewertung
  • Eigentümergewinnung über Social Media
  • UX/UI
  • Propstack API
  • Social Ads
Website ansehen

06 / Ablauf

Fünf Schritte zum vollen Programm.

Ihr Teil ist klein: Gespräche, Zugänge, Freigaben. Den Rest übernehmen wir, in der Reihenfolge, die Ihr Tagesgeschäft verträgt.

  1. Strategiegespräch

    Wir sehen uns Ihr Büro an: Altsystem oder bestehendes Propstack, Website, Abläufe, Ziele. Danach wissen Sie, welche Bausteine fehlen.

  2. Bestandsaufnahme

    Welche Daten ziehen um, welche Felder, Rollen und Pipelines brauchen Sie, welche Abläufe sollen automatisch laufen? Das halten wir gemeinsam fest.

  3. Einrichtung und Umzug

    Wir richten Propstack ein, übernehmen Ihre Daten nach einem Testimport und prüfen Stichproben mit Ihnen.

  4. Anschlüsse

    Automatisierungen, Newsletter-Vorlagen, Website, Portale und Kampagnen gehen nacheinander live, jede mit Test im CRM.

  5. Schulung und Betreuung

    Ihr Team lernt das System an den eigenen Fällen. Danach bleiben wir Ihr Ansprechpartner.

Leistungspakete

07 / Pakete

Propstack in drei Stufen.

Je nachdem, wo Ihr Büro steht: neu starten, mehr herausholen oder alles aus einer Hand. Jede Stufe baut auf der vorigen auf.

In jedem Paket

  • Ein Ansprechpartner für alles rund um Propstack
  • Konzept vor der Umsetzung
  • Test jeder Anbindung im CRM
  • Einwilligung und Datenschutz mitgedacht
  • Übergabe mit Kurzanleitungen

Für wen

Für Maklerbüros, Bauträger, Projektentwickler und Verwaltungen, die Propstack einführen oder endlich voll nutzen möchten.

Paket anfragen

Im Strategiegespräch klären wir Umfang und Preis.

01

Propstack-Start

Für Büros, die umsteigen oder neu anfangen.

  • Einrichtung von Feldern, Rollen und Rechten
  • Umzug aus dem Altsystem
  • Objekt- und Kontaktstruktur, Vorlagen
  • Schulung Ihres Teams

02

Propstack-Wachstum

Für Büros, bei denen Propstack läuft, aber noch nicht für sie arbeitet.

  • Automatisierungen und Wiedervorlagen
  • Suchprofile mit Abgleich
  • Newsletter und Neuobjekt-Mailings
  • Website mit Objektanbindung

03

Propstack-Komplett

Für Büros, die alles aus einer Hand möchten.

  • Alles aus Start und Wachstum
  • Eigentümer-Leads mit Kampagnen
  • Portale und Datenfeeds
  • Laufende Betreuung

08 / FAQ

Häufige Fragen zu Propstack

Die wichtigsten Fragen, direkt beantwortet. Ihre ist nicht dabei? Fragen Sie uns im Strategiegespräch.

Frage stellen

Sind Sie offizieller Partner von Propstack?

Nein. Wir sind eine unabhängige Agentur. Propstack ist eine Marke der Propstack GmbH. Wir arbeiten mit den Funktionen und Schnittstellen, die Propstack öffentlich beschreibt und dokumentiert, so wie bei QP Savills und Elbe & Spree Homes Berlin.

Was macht eine Propstack Agentur, was Propstack nicht selbst macht?

Propstack bietet selbst ein Onboarding-Team, Webinare und Support für die Software. Wir ergänzen das um alles, was über die Software hinausgeht: Datenübernahme mit Aufräumen, Automatisierungen nach Ihren Abläufen, Newsletter-Vorlagen in Ihrem Design, die Website mit Objektanbindung, Kampagnen für Eigentümer und Feeds für Portale und Partner. Sie haben einen Ansprechpartner für alles, was an Propstack hängt.

Können Sie unsere Daten aus onOffice, FLOWFACT oder einem anderen CRM übernehmen?

Ja, soweit Ihr Altsystem die Daten exportiert. Welche Daten sich übernehmen lassen, hängt vom Export ab: Kontakte, Objekte, Aktivitäten, Dokumente. Wir sehen uns den Export vorab an, ordnen die Felder Propstack zu, räumen Dubletten auf und prüfen das Ergebnis mit einem Testimport, bevor alles umzieht.

Welche Automatisierungen sind in Propstack möglich?

Laut Propstack unter anderem: Anfragen automatisch als Kontakt anlegen, mit dem Objekt verknüpfen und das Exposé versenden, Suchprofile automatisch abgleichen, Aufgaben steuern, Termine vergeben und erinnern, Reports und Geburtstagsmailings. Für eigene Abläufe gibt es den Workflow Builder als Erweiterung. Was darüber hinausgeht, verbinden wir über die offene Schnittstelle mit externen Werkzeugen und KI-Agenten.

Können wir Newsletter direkt aus Propstack verschicken?

Propstack bietet E-Mail-Kampagnen mit Serienmail-Funktion. Darüber laufen Neuobjekt-Mailings und Newsletter direkt aus dem CRM, mit Ihren Kontakten und Suchprofilen. Wir bauen die Vorlagen in Ihrem Design und richten die Verteiler ein. Brauchen Sie mehr, binden wir ein Newsletter-Werkzeug über die Schnittstelle an.

Wie kommen meine Objekte aus Propstack auf die Website?

Objektdaten kommen per OpenImmo-Export aus Propstack, ergänzt um die API für Suchprofile und Kontakt-Sync. Neue Objekte erscheinen automatisch, mit Bildern, Grundrissen, Beschreibungen und Energiedaten. Preisänderungen und Status gehen mit, verkaufte Objekte verschwinden. Ein bestimmtes System brauchen Sie dafür nicht, wir bauen mit WordPress oder Next.js.

Wie landen Anfragen von der Website in Propstack?

Über einen der drei Wege, die Propstack dokumentiert: formatierte E-Mail, OpenImmo-XML oder REST-API. Die Anfrage kommt als Kontakt mit Quelle und Objektbezug an, und Ihre Automatisierung kann sofort starten, etwa mit Bestätigungsmail und Aufgabe für den Makler.

Kann ich Bewertungsanfragen und Eigentümer-Leads an Propstack übergeben?

Ja. Die Bewertungsstrecke übergibt Objektart, Lage und Preisvorstellung als Suchkriterien und Angaben wie Zeithorizont oder Verkaufsanlass als eigene Felder. Ihr Team sieht im CRM sofort, mit wem es spricht, ohne etwas abzutippen.

Schulen Sie unser Team?

Ja. Wir schulen an Ihrer eigenen Einrichtung, nicht an Musterdaten: mit Ihren Feldern, Abläufen und Vorlagen. Dazu gibt es Kurzanleitungen für neue Mitarbeiter. Die Webinare und das Onboarding von Propstack können Sie zusätzlich nutzen.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt von Datenmenge, Anzahl der Standorte, gewünschten Automatisierungen und Anbindungen ab. Ein Büro mit einem Standort und sauberen Daten braucht weniger als ein Bauträger mit mehreren Projektgesellschaften. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen, sobald der Umfang feststeht. Den Umzug planen wir so, dass Ihr Tagesgeschäft weiterlaufen kann.

Wie steht es um den Datenschutz?

Propstack hostet nach eigener Angabe in Frankfurt am Main und führt für jeden Kontakt einen DSGVO-Status. Bei Umzug, Newsletter und Website setzen wir die technische Seite sauber um: Auftragsverarbeitung, Einwilligung am Formular und für Mailings, verschlüsselte Übergabe, klare Zweckbindung. Ob Ihr Gesamtaufbau rechtlich passt, beurteilt Ihre Rechtsberatung.

Was kostet das?

Das hängt von den Bausteinen ab: Datenmenge beim Umzug, Zahl der Automatisierungen, Website und Sprachen, Kampagnen. Im Strategiegespräch klären wir den Umfang, danach bekommen Sie ein transparentes Festpreisangebot. Die Konditionen für Propstack selbst prüfen Sie direkt beim Anbieter.

Was passiert im kostenlosen Strategiegespräch?

Wir nehmen uns 30 Minuten für Ihr Büro. Wir sehen uns Ihr Altsystem oder Ihre Propstack-Einrichtung, Ihre Website und Ihre Abläufe an und zeigen Ihnen, welche Bausteine sich lohnen. Kein Verkaufsdruck: Sie entscheiden danach in Ruhe, ob Sie ein Angebot möchten.

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