Propstack einrichten: Makler-Website mit CRM verbinden

Warum die CRM-Anbindung für Makler-Websites Pflicht ist

Propstack ist ein cloudbasiertes CRM für Immobilienprofis; die Website-Anbindung sorgt dafür, dass Formular-Anfragen nicht im Postfach versanden, sondern als Kontakte mit Quelle, Objektbezug und Automatisierung im CRM landen. Ohne saubere Übergabe verliert selbst der beste Eigentümer-Funnel Leads zwischen Landingpage und Vertrieb.

Als Weber Media Consulting GmbH binden wir Makler-Websites regelmäßig an CRM-Systeme an — unter anderem Propstack. Dieser Beitrag ist eine technische Anleitung auf Basis der öffentlichen Propstack-Dokumentation, keine Rechtsberatung und keine Werbung von Propstack. Propstack ist Marke der Propstack GmbH; wir sind unabhängige Agentur.

Stand Juni 2026 beschreibt Propstack drei Wege, Website-Anfragen zu übergeben: formatierte E-Mail, OpenImmo-XML per E-Mail und REST-API. Welcher Weg passt, hängt von Ihrer Website-Technologie (WordPress, Next.js, Baukasten) und Ihren Automatisierungs-Anforderungen ab.

Propstack in der Marketing-Kette: Website, CRM, Portale

Ihre Website ist der Kanal, den Sie kontrollieren — im Gegensatz zu ImmoScout24 & Co., die mit der Portal-Domain ranken. Propstack sitzt in der Mitte: Es empfängt Anfragen, verknüpft sie mit Objekten, startet Workflows und synchronisiert mit Outlook, Google Workspace oder Exchange.

Andere Makler-CRMs (onOffice, FlowFact u. a.) folgen ähnlichen Prinzipien; hier liegt der Fokus auf Propstack, weil viele digitalaffine Büros es nutzen und die Schnittstellen gut dokumentiert sind. Ein neutraler CRM-Vergleich würde eigene Kriterien (Bürogröße, Scout24-Ökosystem, Automatisierungstiefe) brauchen — ohne pauschales „besser/schlechter".

Weg 1: Formatierte E-Mail mit ps-kontaktanfrage

Der einsteigerfreundlichste Weg laut Propstack-Doku: Nach dem Formularabsendung versendet Ihre Website eine E-Mail, deren HTML-Inhalt Propstack auslesen kann.

Technische Anforderungen

• Ein Container mit exakt der ID ps-kontaktanfrage (z. B. ein div)
• Felder mit dokumentierten IDs: client_first_name, client_last_name, client_email, client_phone u. a.
• Custom Fields über Prefix client_cf_ + Feldname
• Absender-Adresse muss in Propstack unter Verwaltung → Kontakt-Einstellungen → Quellen hinterlegt sein

Der häufigste Fehler

Absender-E-Mail = Empfänger-E-Mail. Dann interpretiert Propstack die Nachricht als „gesendet" und verschiebt sie in den Gesendet-Ordner — die Automatisierung „Neue Portalanfrage" springt nicht an. Lösung: Formular-Absender (z. B. noreply@ihre-domain.de) ≠ Propstack-Postfach des Objekts.

SPF, DKIM und DMARC für Ihre Domain reduzieren Spam-Filter-Probleme. Test-Lead nach jeder Änderung senden.

Weg 2: OpenImmo-XML im E-Mail-Anhang

Portale wie ImmoScout24 senden OpenImmo-XML; Propstack parst diese Struktur. Dieselbe Methode funktioniert für Website-Formulare: XML-Anhang an das angebundene Postfach. Sinnvoll, wenn Sie bereits OpenImmo-Exporte für Objekte nutzen und Formulare an dasselbe Format anbinden wollen.

Weg 3: REST-API für Next.js und Headless-Websites

Für moderne Websites (Next.js Server Actions, API Routes) ist die API der sauberste Weg: Kontakt anlegen, Notiz mit client_source_id setzen, Portalanfrage-Trigger auslösen. API-Schlüssel unter Verwaltung → API-Schlüssel; Berechtigung mindestens Kontakte → Erstellen.

Secrets gehören in Umgebungsvariablen — nie in Client Components. Validierung serverseitig, Rate-Limiting gegen Spam, Honeypot oder Captcha bei öffentlichen Formularen.

Genau hier setzt unsere Arbeit als Next.js Agentur an: Formular → Server Action → Propstack API, parallel zu SEO-tauglichem SSR — anders als reine WordPress-Plugin-Lösungen.

Suchprofil und Bewertungs-Funnel anreichern

Propstack kann Suchkriterien aus E-Mails einlesen — Felder wie query_locations, query_living_space, query_price_from, query_price_to, query_rooms. Wer einen Bewertungs-Funnel betreibt, sollte diese Felder im Formular abbilden und an Propstack übergeben. Der Vertrieb sieht sofort Objektart, Lage und Preisvorstellung — ohne manuelles Abtippen.

DSGVO: Einwilligungstext, Zweckbindung, Speicherdauer und ggf. AVV mit Propstack gehören in Ihr Datenschutzkonzept — technische Anleitung ersetzt keine Rechtsberatung.

Objektdaten: Website ↔ Propstack (OpenImmo-Export)

Immobilien auf der Website kommen oft per OpenImmo-Export aus Propstack (FTP/SFTP-Portal in Propstack anlegen, Verzeichnis z. B. /openimmo/). API-Key zusätzlich für erweiterte Funktionen (Suchprofil, Kontakt-Sync). Mehrsprachige Sites: laut Doku separate Portal-Verbindung pro Sprache möglich — passt zu DE/EN-Setups.

Wer Feeds technisch nicht selbst pflegt: XML- & API-Feeds als Leistung — saubere Datenpipeline statt Copy-Paste.

Automatisierung nach der ersten Anfrage

Nach dem Trigger „Neue Portalanfrage" können Workflows starten: Bestätigungsmail, Aufgabe für Makler, Pipeline-Stufe. Geschwindigkeit entscheidet: Eigentümer fragen oft mehrere Makler parallel an. Erstreaktion in Minuten, nicht Tagen — Thema auch in KI-Lead-Qualifizierung für Makler.

Qualifizierungsdaten (Zeithorizont, Verkaufsanlass) als Custom Fields mitgeben — der Funnel liefert Kontext, Propstack speichert ihn.

Checkliste: Propstack-Website-Anbindung in 10 Schritten

1. Kontaktquelle „Homepage" (oder passender Name) in Propstack anlegen
2. Absender-Adresse des Formulars dieser Quelle zuordnen
3. Absender ≠ Empfänger-Postfach prüfen
4. Anbindungsweg wählen: E-Mail-Format, XML oder API
5. Test-Lead senden und im CRM prüfen
6. Automatisierung „Neue Portalanfrage" aktivieren
7. Suchprofil-/Funnel-Felder mappen
8. DSGVO-Texte und Einwilligung am Formular
9. SPF/DKIM für Formular-Maildomain
10. Dokumentation intern: API-Key-Rotation, Ansprechpartner Admin

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich WordPress für Propstack?

Nein. Propstack verlangt kein bestimmtes CMS. WordPress-Plugins (z. B. WP-ImmoMakler) sind Shortcuts; E-Mail-Format und API funktionieren mit jeder Website, die Formulare zuverlässig versenden oder HTTP-Requests ausführen kann.

Was kostet Propstack?

Preise und Pakete legt Propstack fest und ändert sie — aktuelle Konditionen direkt beim Anbieter prüfen. Dieser Artikel nennt keine Preise, um keine veralteten Angaben zu verbreiten.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die reine technische Anbindung (Quelle, Test-Lead, ein Workflow) ist oft in ein bis drei Arbeitstagen machbar — abhängig von Formular, API und Objekt-Feed. Komplexe Mehrsprachigkeit oder Custom Fields brauchen länger.

Ist die API-Anbindung DSGVO-konform?

Technisch über HTTPS und AVV mit Propstack; ob Ihr Gesamtsetup (Formular, Einwilligung, Speicherdauer) compliant ist, muss Ihre Rechtsberatung beurteilen.

Propstack vs. onOffice — was ist besser?

Kein pauschales „besser": onOffice bietet laut Branchenvergleichen oft mehr Funktionstiefe für große Häuser; Propstack punktet bei intuitiver Bedienung und moderner API. Entscheidend sind Bürogröße, Prozesse und Scout24-Anbindung — nicht unser Produktvergleich in diesem Artikel.

Fazit

Propstack einrichten heißt nicht nur Lizenzen buchen — sondern Website, Formulare und Automatisierung so zu verzahnen, dass kein Eigentümer-Lead verloren geht. Die drei dokumentierten Wege (formatierte E-Mail, OpenImmo, API) decken Baukasten bis Next.js ab; der häufigste Produktionsfehler bleibt die falsche Absender-Adresse.

Hinweis: Technische Anleitung auf Basis der Propstack-Dokumentation (docs.propstack.de). Keine Rechtsberatung. Stand Juni 2026 — Schnittstellen können sich ändern.